Quanto ti costa un CRM? Costi certi e costi nascosti

Quanto costa veramente un CRM?

Hai già navigato su Google e hai dato un’occhiata ai player del settore ma ti senti confus* ancora di più e non ti è ancora chiaro quanto ti possa costare un CRM. 
Microsoft Dynamics può costare fino a 130$ ad utente/mese, Zoho per la formula Enterprise arriva fino a 40$ utente/mese, Sales Force Essentials propone 25$/mese per utente (pagamento annuale).

Ci sono altri costi da considerare al momento dell’acquisto? A quanto ammontano i costi di implementazione?

I costi possono possono variare da 1.200 Euro a 5.000 Euro.

Ma basteranno davvero per acquistare finalmente il CRM adatto per la tua azienda?

Meglio farsi qualche domanda in più e pensarci bene prima di firmare il contratto per evitare sorprese in fattura o rischiare di far fallire il progetto.

 I costi di implementazione: certi e nascosti

Proviamo insieme ad analizzare quali sono i costi reali da considerare, analizzando l’offerta per l’acquisto di un nuovo CRM.

I costi implementazione di un CRM si dividono in 2 categorie:

• costi certi
• costi nascosti

E in entrambi le categorie pagherai in:

denaro
• tempo

Questo ci porta ad avere:

  1.  Costi certi
  2.  Tempo impegnato nel progetto
  3.  Costi nascosti e non previsti
  4.  Tempo non previsto

1. Costi certi 

I costi certi si dividono in:

a. Costi di sottoscrizione
b. Costi per il servizio ad un certo livello
c. Costo per user
d. Costi di implementazione

Nel processo di implementazione il primo costo è quello di sottoscrizione ovvero il prezzo che si paga per avere accesso al sistema.

a. Costo di sottoscrizione: CRM in Cloud o CRM on-Premise?

Cosa significa?
Un CRM in cloud è un sistema on line: paghi un fee di sottoscrizione per avere la licenza di utilizzo per la tua azienda.

Un CRM on premise, invece, è un sistema integralmente di tua proprietà che rimane nei tuoi server. La manutenzione, gli aggiornamenti e il funzionamento sono sotto la tua responsabilità.


Un CRM in cloud è:

  • flessibile nella customizzazione;
  • facilmente scalabile;
  • accessibile da remoto e in mobilità per tutti i tuoi device.
I CRM in cloud sono sempre più diffusi perché sono scalabili, adattabili e accessibili da remoto.
  • I CRM in cloud stanno rapidamente rimpiazzando i CRM on premise. Potresti, tuttavia, scegliere un CRM on-premise se gestisci dati sensibili o hai bisogno del controllo totale sul sistema, o se devi integrarlo in ambienti molto complessi.
    Il primo passo lo hai fatto: hai scelto tra un CRM on-premise o in Cloud – la scelta più consigliata e adatta alle esigenze della maggior parte delle aziende.
    Nel modello attualmente più diffuso SaaS (software-as-a-service) il CRM è venduto per livelli di pacchetti di servizio. Ogni livello contiene un numero preciso di funzionalità e possibilità.

b. Costo del servizio

La definizione e la scelta del livello di servizio dipende da:

  1. Il costo del servizio base
  2. Il numero dei contatti/clienti e la mole di dati da gestire
  3. Le funzionalità premium, le integrazioni aggiuntive dopo la prima installazione.

Opportunity®, ad esempio, ha 3 livelli: Light, Standard, Enterprise.

Ogni piano è costruito sul piano precedente aggiungendone delle funzionalità. Più il livello delle funzionalità è completo e più alto sarà il prezzo.
Se la tua azienda cresce anche il tuo CRM può crescere insieme a lei. I CRM in cloud si prestano ad essere scalabili, fornendoti tutti gli strumenti e le funzionalità che ti potranno servire in futuro.
Alcuni CRM come Zoho ti offrono immediatamente tutte le funzionalità, anche quelle che non ti servono subito.

Con Opportunity® avrai un CRM e, partendo da un’analisi dei processi, potrai configurare il software sulla base delle tue esigenze aziendali arrivando ad integrare, se necessario una Business Intelligence.

La flessibilità dei pacchetti rende Opportunity® una valida alternativa, permettendoti di acquistare solo il necessario per migliorare i tuoi processi in quella precisa fase di implementazione.
Non paghi, invece, per avere funzionalità non necessarie che ti farebbero solo perdere del tempo prezioso.
Successivamente potrai acquistare dei moduli (customer care o manutenzione) solo se necessari e a seconda dei settori (manifatturiero, distributivo, commerciale) e personalizzarli ulteriormente per le necessità specifiche della tua azienda.

c. Costi per utente

Alcuni piani o livelli di servizio permettono un numero massimo di utilizzatori. Solitamente in ogni livello viene esplicitato il numero di utenti minimo e massimo.

d. Costi di implementazione

Una volta deciso quale CRM e il piano, è tempo di personalizzare il tuo CRM.
Ecco un elenco dei servizi di implementazione extra che potrebbero proporti al momento dell’acquisto:

  • Dashboard customizzate
  • Creazioni di workflow automatici
  • Creazioni di template personalizzati
  • Creazione di interfacce
  • Servizi di consulenza
  • Migrazione di dati
  • Importazione di contatti
  • Import e export dei workflow
  • Integrazione con l’ERP o altri sistemi
  • Integrazione con le app per gli utenti mobili (nel caso in cui il CRM non sia Web-Based)

Se tu facessi tutto questo, il conto finale potrebbe essere molto salato.
Le implementazioni in molti casi possono essere considerate un’area grigia e alcuni CRM non ti esplicitano fin da subito quanto costino questo tipo di servizi. Chiedi sempre nel dettaglio i costi per ciascuna area di implementazione.

Costi cumulativi per l’acquisto di un CRM

Opportunity®  definisce sempre a priori, insieme al cliente, quali implementazioni sono necessarie senza sorprese finali.

Il grafico raccoglie i costi cumulativi per Opportunity® e un Competitor nel mercato di riferimento:

• Set-up
• Subscription
• Customizzazione del SW
• Migrazione dei dati
• Integrazione del software
• Training e supporto tecnico

Nel grafico si evidenzia come, a fronte di un costo di start-up iniziale leggermente più alto, a partire dal terzo anno il punto di pareggio è raggiunto pienamente. Successivamente i costi cumulativi di Opportunity® subiranno una crescita moderata e sostenibile.

2. Tempo impegnato nella valutazione delle giuste funzionalità per il tuo nuovo CRM

Da non sottovalutare, inoltre, una tipologia di costi nascosti relativa al tempo impiegato dalle aziende coinvolte nella scelta del software stesso.
E’ un costo interno all’azienda, quantificabile in ore uomo che può essere ridotto al minimo se ci si affida ad un fornitore in grado di offrire un approccio consulenziale per la digitalizzazione dei processi e per la scelta delle adeguate funzionalità del software.
Il tempo impiegato per l’analisi del software è tempo tolto al vero core aziendale. Pensiamo, ad esempio, ad aziende in fase di start-up o in veloce crescita che necessitano di trovare uno strumento che sostenga la loro crescita, ma che tolgono risorse e tempo prezioso al proprio business, perdendolo in analisi, valutazioni relative ai processi gestibili e alle funzionalità del futuro CRM.

Dove si perde maggiormente tempo?

Principalmente l’impegno in termini di tempo avviene in queste due fasi:

  • Ricerca dei potenziali CRM
  • Data clean up & migration

La ricerca nel dettaglio

Mappare tutti i requisiti può risultare tedioso, ma quando capisci veramente quello di cui hai bisogno, non perderai tempo successivamente a settare funzionalità che non userai.
Se farai una ricerca casuale senza un metodo preciso, scegliere un crm sarà come cercare un ago in un pagliaio, perderai tempo in trial e demo non focalizzate, senza un fine preciso.

3. Tempi e costi non previsti

Avrai a che fare con problematiche che neanche pensavi esistessero.
Il processo di customizzazione può prendere tantissimo tempo se non sai cosa di cosa stiamo parlando e come deve essere costruito. Sempre meglio affidarsi a dei professionisti che ti possano guidare nella definizione dei processi e nell’affrontare tutte le tappe necessarie per la customizzazione del tuo CRM.

4. Tempo non previsto: reperire dati e informazioni in azienda e Data migration

La migrazione dei dati è un’altra area vulnerabile: è importante non sottovalutare il tempo da dedicare per far sì che la migrazione dei dati avvenga correttamente e soprattutto con i dati corretti e aggiornati necessari al tuo business.

Non sottovalutare:

  • La quantità di informazioni che hai a disposizione per ciascun cliente
  • Il tempo che richiede riposizionare le informazioni errate
  • La difficoltà di trovare le informazioni corrette in tempi brevi
  • L’importanza di buoni dati per il tuo business

E’ tutto pronto ma poi qualcosa alla fine va storto.

4 motivi per cui l’implementazione del CRM non è andata a buon fine:

  1. Si va in extra budget
  2. L’implementazione ancora non è terminata e sono passati i termini predefiniti
  3. Il CRM non ha incontrato le aspettative
  4. Gli utente utilizzatori sono stati molto pochi

Fai in modo che l’implementazione del tuo CRM rimanga nei giusti binari e mantenga le tue aspettative.

Con Opportunity® non si va mai in extra budget, le aspettative sono sempre mantenute.

Ricorda quindi che tu sia un piccolo team di 2 o 3 persone o di 100 persone, implementare un CRM per il tuo business richiede un gran lavoro:
richiede tempo, denaro, analisi e impegno.

Quando hai chiaro dove si trovano i costi, puoi tenere il tuo progetto nei giusti binari. Il tuo budget e le tue scadenze saranno molto più accurate. Puoi finalmente tarare le tue aspettative sullo strumento giusto e avere a disposizione un CRM che saprà risolvere i problemi più importanti per il tuo business.

Se vuoi risparmiare su tempi e costi, contattaci.

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