Cos’è la gestione documentale?

Nel mondo digitale di oggi, la gestione documentale all’interno di un’azienda è uno strumento fondamentale.

Come funziona la gestione documentale?

L’articolo parlerà di:

  • Cos’è la gestione documentale
  • Perché è così importante la gestione documentale
  • I 4 benefici di utilizzare la gestione documentale

Quali sono i benefici di usare il Sistema di gestione documentale

I benefici di un’ottimizzazione della gestione dei documenti, in particolare se integrata all’interno di un software aziendale come il CRM, già collegato a tutti i sistemi gestionali interni (ad esempio l’ERP).

Qui di seguito i 4 benefici per eliminare tutti i documenti cartacei dalle scrivanie degli uffici attraverso soluzioni personalizzate di gestione documentale ti permette di ottenere 4 benefici:

  1. Risparmio di spazio
  2. Risparmio di tempo
  3. Flessibilità
  4. Meno stress e più control

1. Un Sistema di gestione documentale fa risparmiare spazio in azienda

Se la tua azienda usa ancora documenti cartacei il sistema di gestione documento può aiutare a ridurre la carta, riducendo i costi di stampa, di carta e di archiviazione dei documenti in armadi e scaffali dedicati.

Secondo uno studio, l’archiviazione di spazi fisici prende il 15% dell’area di un ufficio. Negli Stati Uniti, il costo di spazio all’interno di un ufficio in media costa 285 $ per metro quadro. Una bella cifra da spendere solo per archiviare dei documenti. 

Ai tempi d’oggi, la maggior parte delle informazioni e dati sono disponibili in formato elettronico. Passare ad un ufficio paperless, attraverso l’utilizzo del sistema di gestione documentale permette di risparmiare spazio e denaro. Non si dovrà più perdere tempo a cercare documenti all’interno di stanze-archivio o tra le pile di fogli sopra la scrivania.

2. Un sistema di gestione documentale fa risparmiare tempo

Secondo la Ricerca Wakefield and Elastic più del 50% dei professionisti in azienda spendono più tempo a cercare i file che a lavorare.

La ricerca osserva come la perdita di tempo impatti negativamente sulle aziende e la cultura aziendale e toglie ai lavoratori stessi energie che potrebbero essere meglio impiegate nel pianificare, sviluppare strategie utili per la crescita dell’azienda.

Secondo l’Asana Anatomy of work Index 2021 mediamente in un ufficio digitale le persone utilizzano 13 strumenti in media 30 volte al giorno.

Il tempo è fondamentale quanto il denaro, quando si parla di lavoro.

Il sistema di gestione documentale integrato all’interno del CRM aziendale può salvare tempo e denaro perché i team aziendali e il singolo utente hanno accessi personalizzati a tutti i documenti di propria pertinenza, risparmiando tempo e riducendo i costi.

3. Il Sistema di gestione documentale è flessibile

Un problema comune per le aziende è come far accedere ai file i propri collaboratori quando sono fuori dall’ufficio. Questo tipo di modello di remote-working, prima della pandemia, era abbastanza diffuso nei settori finanziari, assicurativi e nel mondo IT. Attualmente tutte le tipologie di settori industriali e aziendali hanno adottato la possibilità di accedere in remote-working. Alcune figure professionali come gli agenti di vendita ne hanno ottenuto grandi vantaggi in termini di velocità di reperimento delle informazioni utili per il cliente.

Il Sistema di gestione documentale fornisce libertà e flessibilità per i dipendenti – team delle vendite, operatori di call center – di lavorare ovunque e in qualsiasi momento.

La soluzione web-based permette di:

  • accedere ai documenti,
  • collaborare con i team,
  • tracciare e condividere in sicurezza documenti e informazioni sensibili.

Da qualsiasi luogo, con la semplice connessione internet.

Accessibilità a tutti i documenti in totale sicurezza riescono ad essere garantiti grazie al sistema di gestione documentale integrato nel CRM.

4. Il Sistema di gestione documentale evita lo stress e aumenta il controllo

Le minacce alla sicurezza in azienda provengono da tutte le direzione e spaziano dai malware, data breach fino ad eventi più catastrofici come alluvioni ed incendi. Tutte queste minacce rendono necessario incorporare la sicurezza del dato nelle strategie per mantenere la continuità del business.

Una gestione documentale, all’interno del CRM fornisce molte opportunità e strumenti interni per mantenere i dati in sicurezza, in accordo con le regolamentazioni aziendali.

Le soluzioni di sicurezza includono:

  • Accessi selezionati
  • Sistemi di autentificazione a più livelli
  • Back-up programmati e automatici

In aggiunta a questo la sicurezza garantita dal sistema di gestione documentale può aiutare a mitigare il rischio di data breach interni. Inoltre permette di creare delle notifiche automatiche quando vengono condivisi dei dati sensibili e mantenendo una traccia di controllo di tutti i documenti condivisi sia con i collaboratori che con i clienti.

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