Fatture pagate e insoluti? Come gestire i pagamenti del tuo cliente grazie al CRM

Fatture pagate e insoluti in azienda. Cosa fare

Nella vita quotidiana l’agente spesso si ritrova a dover verificare la situazione contabile del cliente, nel caso ci siano fatture già pagate o eventuali insoluti, poco prima di effettuare una nuova visita o proporgli dei nuovi prodotti.

Se prendiamo gli ultimi dati dell’Osservatorio sui pagamenti di Cerved a marzo 2021 i mancati pagamenti delle imprese italiane registrano una percentuale del 28,1%. Nel 2022 siamo intorno al 22,3%. Il controllo sullo stato degli insoluti è sicuramente un tema di rilievo e per il quale le aziende devono sempre essere consapevoli e attente. 

Può capitare quindi in molte PMI che il commerciale o l’agente contatti o fissi un appuntamento con un cliente del suo portafoglio, prima ancora di conoscere lo stato dei suoi pagamenti.

Oppure, ancora molto comune tra le PMI, l’agente di vendita contatterà l’amministrazione o addirittura si presenterà proprio presso gli uffici per la fatidica domanda: qual è lo stato del pagamento del Sig. Rossi?

Per gestire lo stato dei pagamenti in azienda è necessario trovare la risposta giusta alla  fatidica domanda: il Sig Rossi ha pagato?

1. Sì, ha pagato. Tutto a posto.

Il cliente ha pagato e si può procedere inoltrando una nuova offerta o fissando un nuovo appuntamento presso la sede del cliente.

2. Non ha ancora pagato. Ritardo nel pagamento di 1 giorno.

Il cliente è in ritardo di 1 giorno. Se il ritardo è minimo si aspetterà e verificherà dopo qualche giorno se il pagamento è stato saldato e si agirà come al punto 1.

3. Lo abbiamo già sollecitato ma non ha ancora pagato. Forte ritardo nei pagamenti.

Il cliente non paga da settimane o addirittura da mesi. In questo caso verrà fatta una valutazione insieme alla direzione commerciale su come procedere con il cliente analizzando la situazione caso per caso.  Anche qui verrà pianificato come comunicare con il cliente in modo proattivo.

La soluzione per avere il controllo ed essere subito al corrente degli insoluti dei clienti

Un CRM adeguatamente personalizzato per avere a disposizione questo tipo di informazioni e pianificare un flusso di comunicazione è possibile. Permette di aumentare il grado di interattività con il cliente e può essere personalizzato sulla base dello stile aziendale di relazione con il cliente.

Controllo insoluti grazie alla BI Integrata

Opportunity® offre un CRM con BI integrata che permette di arrivare, grazie al sistema di drill-down e drill-up, ad avere il controllo di insoluti direttamente sulla scheda del cliente senza coinvolgere operativamente i colleghi dell’amministrazione. Il sistema mette già a disposizione le informazioni necessarie per semplificare la vita al team di vendita.

Opportunity® CRM ti aiuta a perdere meno tempo nella ricerca dei dati. Non sarà più necessario passare da un sistema gestionale all’altro, ricevere risposte telefoniche o via mail da parte dei colleghi dell’amministrazione.

Direttamente accedendo alla scheda cliente, è possibile con qualche semplice click, avere un quadro completo sullo stato dei pagamenti del tuo cliente.

I dati e le risposte che un agente ricerca sono già nel CRM (evoluto) grazie alla visibilità dei dati.

Uno strumento avanzato con questo tipo di funzionalità è in grado di potenziare la trasformazione digitale di un’azienda a livello di interattività, performance ed efficienza.

Attraverso l’impostazione di uno scadenzario clienti e fornitori è possibile sapere ogni giorno quali fatture sono in attesa di incasso e quali pagamenti sono da effettuare, tenendo sotto controllo i crediti, i ritardi e le inadempienze nei pagamenti.

Oppure è possibile anche impostare solleciti di pagamento automatici, programmando quanti giorni dopo la scadenza della fattura e in quale orario effettuare l’invio.

Una volta venuto a conoscenza dell’insoluto come comunichi proattivamente con il cliente in caso di mancato pagamento?

Saper comunicare con efficacia soprattutto in situazioni delicate come questa, è il caso di ribadirlo, è essenziale per creare un’esperienza del cliente positiva, tenere d’occhio la qualità della customer care e mantenere un rapporto duraturo con il cliente stesso.

Impegnati nella routine quotidiana di pagamenti vari a fornitori, partner e clienti,  le imprese hanno bisogno di ricevere comunicazioni chiare e repentine.

Di seguito 5 consigli validi per tenere alta la qualità della comunicazione azienda-cliente.

  1. Educazione e gentilezza. Lo stile dei messaggi di sollecito deve mantenere un approccio gentile ed educato;
  2. Immediatezza. spiegare ai clienti la natura del problema prima di invitarli ad effettuare il pagamento.
  3. Esaustività. Quando inviamo mail o alert di sollecito fornire sempre le informazioni di contatto e includere se necessario link per approfondire il documento, la fattura da pagare etc;
  4. Chiarezza. Evitiamo tecnicismi ed in pochi passaggi spieghiamo cosa è necessario fare;
  5. Puntualità. Ricordiamo con puntualità, con anticipo le date di scadenza dei pagamenti ed eventualmente scadenziamo dei reminder con cadenza temporale.

Alert e messaggi automatici possono essere impostati direttamente dal CRM, agevolando il lavoro di agente e garantendoti completezza di informazioni sullo stato del cliente, di lavorare con più efficienza e avere l’occasione di aumentare le vendite.

 

Back to top