5 step per un CRM pronto all’uso

Per scegliere il CRM più adatto alla tua azienda il tempo da investire è molto e va messo in conto assieme al costo del CRM.

Dove è necessario investire il proprio tempo per acquistare il CRM più adatto, implementarlo e fare in modo che l’azienda stessa ne tragga un beneficio?

Quali sono i 5 step per avere un CRM pronto all’uso. Scopriamolo insieme. 

Le fasi coinvolte sono almeno 5:

  1. Ricerca
  2. Selezione
  3. Preparazione dei dati
  4. Implementazione del software
  5. Formazione sull’utilizzo del software stesso

Quindi non solo la ricerca e selezione richiede del tempo, ma anche un buon settaggio del tuo CRM richiede tempo. Non tutti realizzano che il tempo è un importante costo di implementazione. Il tempo è denaro. Così se sottostimi quanto tempo ci metterai a rendere operativo il tuo sistema, andrai a spendere molto di più di quello che pensavi.

E non sottovalutare che più grande è il team in azienda e più lunga in termini di tempo sarà l’implementazione.

Potrebbero volerci poche settimane, 20 settimane o anche 1 anno, ma siamo convinti che sia importante dedicare del tempo al processo di ricerca e selezione.

Senza un CRM integrato nei processi aziendali le tue quotidiane attività lavorative richiederanno più tempo. Quanto spesso ti capita di vagare da un ufficio all’altro per trovare un’informazione cruciale, oppure ti accorgi che le tue previsioni di vendita erano così pericolosamente inaccurate o che magari un’area geografica era completamente scoperta dai tuoi agenti.

E solo perché non avevi il CRM giusto o lo avevi implementato in maniera parziale. Cosa aspetti quindi scopri i requisiti fondamentali per il tuo CRM.

Quali requisiti deve avere il CRM?

Requisiti funzionali

Creati una lista di funzionalità ‘need-to-have’ (necessarie) e ‘nice-to-have’ (gradite) e scrivici affianco a che cosa ti serviranno.

Quali sono i processi che senti caotici e disordinati? Dove cominci a perdere le informazioni importanti: perdita controllo dei lead o dei pagamenti da parte dei clienti. 

Dai un occhio ai numeri…dove sono i problemi e quali sono? Decidi, poi, quali aree e funzionalità dovranno essere implementate all’interno del CRM.

Ecco alcuni esempi:

  • Gestione dei contatti
  • Email marketing e marketing automation
  • Gestione trattative commerciali
  • Sales analytics & sales reporting
  • Automazione dei processi aziendali
  • Gestione del cliente

Requisiti non funzionali

Altre domande da porti sono: quanto veloce stai crescendo? Quante informazioni stai aggiungendo ai tuoi sistemi o al tuo foglio excel? Cosa significherebbe per te se il sistema andasse giù? Quanto è importante tenere traccia di tutte le informazioni dei tuoi clienti?

Gli aspetti da considerare sono i seguenti:

  • Uptime
  • Scalabilità del CRM
  • Backup & disaster recovery
  • Costi

Coinvolgimento dei team interni

Coinvolgi tutti i team interni e comincia a porti i seguenti quesiti. Se vuoi accelerare i tempi e avere le risposte in tempi rapidi coinvolgi un esperto in Digital Transformation e insieme a lui fai un primo check-up della tua azienda. Alcune domande che potresti porti potrebbero essere:

  • Come sono organizzati i tuoi processi di prospecting dei tuoi clienti?
  • Quali attività specifiche deve fare il sistema per il tuo business?
  • Quali sono gli step di ciascun processo?
  • E il processo delle vendite?
  • Il processo di formazione e training?

Accertati, inoltre, di porti queste domande dalla prospettiva di ciascun team che userà lo strumento. E non meno importante accertati di avere le persone giuste sedute al tavolo. Ogni squadra o dipartimento che userà il CRM dovrebbe essere parte della conversazione di analisi e ricerca.

Coinvolgi tutti i team:

  • vendite
  • marketing
  • support & customer care
  • operations
  • amministrazione e finanza

Implementazione delle dashboard

Ci saranno differenti team che avranno bisogno di differenti dashboard? Quali informazioni verranno mostrate in ciascuna dashboard? Come verranno mostrate le informazioni? Come si interfacciano gli utenti? E’ importante investire del tempo per fare tutte queste valutazioni. Il processo è più facile se gli obiettivi sono chiari.

Il CRM che hai scelto ha tutti i requisiti?

Quando hai una check list di quello che hai bisogno faccia il sistema, fornisci la lista ai potenziali fornitori. Se il CRM non incontra almeno il 60% dei requisiti, cerca ancora.

Se non riesci a trovare un software che incontra il 60% dei requisiti hai alcune opzioni:

  • Costruisci un CRM customizzato
  • Elimina alcune delle funzionalità meno importanti
  • Customizza un CRM esistente

Ovviamente una demo non è esaustiva di tutte le funzionalità a disposizione ma ti può aiutare a capire come funziona un CRM e proiettarne le funzionalità per le attività future. Contattaci per prenotare una demo.

I tuoi dati aziendali sono pronti?

Ok, adesso è tempo di fare il set-up e l’implementazione del CRM.

Questi saranno i 5 step per l’implementazione del CRM:

  • Definizione dei problemi più importanti da risolvere
  • Mantenimento dei tuoi dati puliti e organizzati
  • Migrazione delle informazioni del tuo cliente nel CRM
  • Settaggio delle automazioni ed eventualmente integrazione con altri tool
  • Formazione al tuo team e a te stesso per una migliore implementazione del CRM

Formazione e training (aka, il tuo team lo sa usare il nuovo crm?)

Ti potresti trovare nelle situazione in cui trovi il software perfetto che gestisce e tiene traccia di tutte le informazioni dei tuoi clienti e segue tutte le problematiche.

E poi…nessuno lo usa!

Se il tuo team non sa come usarlo e sfruttarne tutte le sue opportunità, tu e la tua azienda rimarrete con gli stessi problemi di prima a cui si aggiunge un costoso CRM inutilizzato con un potenziale sprecato.

In mezza giornata o al massimo una giornata dedicata alla formazione tutti i tuoi collaboratori, compreso te, sapranno usare il nuovo CRM.

Se hai bisogno di essere guidato, contatta un nostro esperto e fatti aiutare nella definizione delle funzionalità con l’aiuto di una demo rappresentativa. Una volta scelto il CRM, il team di Digital4change® ti accompagnerà in tutti i 5 step per un CRM pronto all’uso, aiutandoti a risparmiare tempo e costi.

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